Si vas a llevar a cabo un congreso, es importante que tengas claras cuales son las claves para organizarlo y distingas diferentes fases que te ayudarán en su planificación.
FASE 1 – PLANIFICACIÓN
Temática
Lo primero en el planning del congreso es definir el tema que se va a tratar. Es importante tener en cuenta las novedades y escoger una temática que resulte atractiva para los asistentes.
Sede del congreso
Para elegir el lugar perfecto donde se va a celebrar el congreso, tendrás que comprobar que cumple con los siguientes criterios: Tipo de lugar, Disponibilidad, Ubicación, Tamaño del evento, Medios de transporte, Equipo audiovisual, Ofertas de servicio de catering, Seguridad y Accesibilidad.
Fecha
Cuando vayas a definir la fechas, apóyate de un calendario y ten en cuenta las siguientes cuestiones: Disponibilidad de tiempo para organizar, evita cruzarte con otros eventos, días festivos o puentes.
Presupuesto y patrocinadores
Es imprescindible definir un presupuesto para el congreso y establecer cuánto dinero vas a destinar a cada partida. Una forma muy eficaz de ampliar el presupuesto sin que te suponga aumentar los recursos económicos es la búsqueda de patrocinios. Es una práctica muy habitual buscar acuerdos con diferentes empresas que asuman los gastos de determinadas actividades o cedan sus productos a cambio de publicidad o visibilidad.
El equipo
Aunque suene a evidencia, cuanto mayor sea el congreso que vayas a organizar, mayor será el reto de coordinar a tu equipo y necesitarás un número superior de personas.
Lo recomendable es que nombres responsables de cada área. En cuanto a las personas que deberían formar el equipo, lo ideal es que cuenten con aptitudes como responsabilidad, organización, puntualidad, compromiso, experiencia y capacidad para resolver problemas.
Elaboración del programa de ponencias y actividades
Debe ser un programa con ponencias interesantes y que aporten valor, con exponentes relevantes que sean expertos en los temas que se vayan a tratar. Deberá ser variado, con talleres y actividades participativas, con tiempos y espacios para fomentar el networking.
FASE 2 – ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO
Convocatoria
Elabora una convocatoria dirigida al posible público objetivo del congreso con todos los detalles sobre el mismo; información general, información sobre los pagos e información sobre los ponentes.
Diseño e Imagen
Es fundamental crear una imagen que represente al evento y que luego se aplique a todos los soportes de publicidad, comunicación y difusión del congreso.
Ponentes
Escoger ponentes que sean referentes en el sector de la temática del congreso es fundamental, ya que aportarán calidad, prestigio y credibilidad al evento, aumentando el interés de los asistentes.
Alojamiento
Al contrario de lo que ocurre con los ponentes, el alojamiento de los asistentes al congreso no es responsabilidad de los organizadores, pero sí es importante facilitar un listado de hoteles y alojamiento de la ciudad con precios razonables.
Actividades sociales y de ocio
El turismo bleisure es una tendencia que se está imponiendo; el origen de este concepto viene de la unión de las palabras inglesas “business” y “leisure” (negocios y ocio). Combinar viajes de trabajo con ocio es una alternativa cada vez más valorada, de modo que los asistentes al congreso agradecerán que desde la organización se ofrezcan este tipo de alternativas.
Catering
Las comidas de los asistentes es otro tema que corresponde al comité organizador. Tendrás que ocuparte de organizar los coffee breaks y las comidas del evento.
Estrategia de comunicación
Planificar una estrategia de comunicación adecuada es fundamental para garantizar el éxito del congreso y, para ello, tendrás que definir cuáles son las herramientas más eficaces: página web, e-mailings, boletines informativos, publicidad en revistas especializadas, ruedas de prensa, Redes Sociales, publicidad, patrocinios, etc.
FASE 3 – ACTIVIDADES DURANTE EL CONGRESO
Secretaria Ténica
La secretaria técnica es la persona encargada el día de la inauguración de atender las inscripciones, cobro de cuotas, entrega del paquete de inscripción, registros en talleres y demás actividades, facturación, ofrecer información general, etc.
Ceremonia de Inauguración y Clausura
Es necesario plantear estas ceremonias con pequeñas intervenciones por parte de los organizadores del evento. Es importante contar con un maestro de ceremonias con buenas habilidades de oratoria y que se desenvuelva bien en público.
FASE 4 – POSTCONGRESO
Informe de Valoración
Elabora un documento que recoja cómo ha funcionado el congreso a nivel general, cuál es el nivel de satisfacción de los asistentes, qué aspectos son mejorables, etc.
Informe Financiero
Este es otro aspecto fundamental del postevento. Es imprescindible elaborar un informe financiero en el que se refleje si se ha cumplido con el presupuesto inicial.
Comunicación Postevento
Si durante el congreso se ha contado con cobertura por parte de los medios de comunicación, no olvides realizar un comunicado con los resultados del evento y los aspectos más destacados del mismo.
Con este paso a paso conseguirás que tus congresos sean todo un éxito.
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